Travel Management
Unsere webbasierte Software-Lösung für die Erfassung, für die Speicherung, für die Freigabe und für die Verbuchung der Reisekosten – Travel Management – ist als Ergebnis einer langjährigen Praxis mittelständiger Unternehmen entstanden. Die Anwendung kann sowohl im internen Netzwerk des Unternehmens, als auch in einer Cloud Ihrer Wahl installiert werden. Als eine moderne Webanwendung konzipiert, benötigt die Installation wenig Ressourcen und ist dennoch sehr performant und leicht im Umgang. Als Backend wird ein quelloffenes Linux-Betriebssystem mit einer PostgreSQL-Datenbank verwendet, so dass keine versteckten Lizenzkosten auf den Anwender zukommen werden: Sie zahlen nur genau dafür, was Sie benötigen.
Travel Management deckt alle Aspekte des gesetzeskonformen Umgangs mit Reisekostenabrechnungen ab und ist an die Bedürfnisse jedes Unternehmens anpassbar. Reisekosten werden durch die reisenden Mitarbeiter erfasst, durch die Vorgesetzten freigegeben und durch die Buchhalter oder HR-Manager an die Buchhaltung übergeben – dabei werden alle notwendigen Buchungen und Statistiken in dem vom Kunden gewünschten Format exportiert.
Travel Management kennt Filialen, kann ein Organigramm Ihres Unternehmens zum Zwecke der Reisefreigaben so abbilden, dass reibungslose Freigaben der Reisekosten gewährleistet werden, mit Vertretungsegeln. Es ist jederzeit nachvollziehbar, in welchem Freigabestatus sich eine Reisekostenabrechnung befindet – für den Reisenden, für die Vorgesetzten und für das HR- bzw. Buchhaltungsteam. Über die Änderungen am Status einer Reisekostenabrechnung werden die Beteiligten zusätzlich per E-Mail benachrichtigt.
Travel Management berechnet automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen (auch bekannt als Tagesspesen), und das tages- und stundengenau, in Abhängigkeit vom besuchten Land und Abwesenheitsdauer. Die Spesensätze für unterschiedliche Länder der Welt kennt Travel Management auch in Abhängigkeit vom Datum der Reise – alle historischen Spesensätze ab dem Jahr 2014 sind in der internen Datenbank enthalten und werden ständig nach Informationen des Bundesministerium der Finanzen aktualisiert (nach Kundenwunsch können wir die Spesensätze auch für frühere Zeiträume einbauen). Auch die Umsatzsteuersätze werden datumsbezogen angewendet: Travel Management weiß, an welchem Datum welcher Umsatzsteuersatz für welche Belegart gültig war oder ist und wird diesen Umsatzsteuersatz in den Belegen automatisch anwenden.
Die Buchhalter werden sich auch der zeitlichen Bezogenheit der Belegarten erfreuen – jede Belegart kann nicht nur aktiviert und deaktiviert werden, sondern sie kann datumsbezogen aktiviert oder deaktiviert werden – und das minimiert die Fehler beim Erfassen der Reisekosten. Sie definieren beispielsweise eine Belegart „Weihnachtsgeschenke 2024“ so, dass diese Belegart nur für die Belege mit einem Datum vom 01.11.2024 bis zum 23.12.2024 verfügbar ist – für die Erfassung eines Beleges mit einem von diesem Zeitraum abweichenden Datum wird die Belegart „Weihnachtsgeschenke 2024“ für den Erfasser nicht sichtbar.
Die Techniker unter unseren Kunden werden sich der zahlreichen Exportmöglichkeiten erfreuen – die Reisekostenabrechnungen können als XML, als JSON und als CSV exportiert werden. Da die Anwendung eine relationale Datenbank im Backend hat, ist natürlich auch das direkte Abfragen der Daten möglich.
Und last but not least: Travel Management ist kosteneffizient und die Kosten sind planbar. Denn die Anwendung wird pro Benutzer und pro Monat lizensiert. Die Lizenzkosten sind günstig und es gibt keine versteckten Kosten.
Bei Interesse kontaktieren Sie uns bitte mittels des Kontaktformulars.